Dzięki tym 4 prostym krokom delegowanie zadań może być dziecinnie proste

1. Postaw na odpowiedniego „delegata”

Przyjrzyj się zadaniu i zdecyduj, jakich umiejętności potrzebuje. Delegowanie jest o wiele łatwiejsze, gdy łączysz odpowiednie umiejętności z pracą. W ten sposób wszystko działa płynniej. Jeśli wydaje ci się, że nie możesz znaleźć kogoś, kto sprawdzi wszystkie twoje pola, zdecyduj, która umiejętność jest najważniejsza (umiejętności analityczne, orientacja na szczegóły, komunikacja), a następnie poszukaj potencjalnego dopasowania.
Delegowanie to świetny sposób na zapewnienie komuś możliwości nauki i rozwoju. Nie każda sytuacja wymaga korzystania z Internetu, więc nie musisz koniecznie szkolić ani udzielać wskazówek. Skoncentrowanie się na zwiększaniu kompetencji i pewności siebie pracowników przyniesie pozytywne rezultaty na dłuższą metę. W miarę jak zdobywają większe kompetencje, delegowanie im zadań staje się prostsze i będą mieli własne listy „rzeczy, których nie należy robić”.

2. Daj ludziom znać, czego oczekujesz.

Dając komuś pracę, pamiętaj, aby dokładnie poinformować go, czego potrzebujesz i kiedy tego potrzebujesz. Na przykład: „Chciałbym, aby te faktury były w bazie danych jutro o 17:00”. Poinformowanie ludzi o tym, czego się od nich oczekuje i kiedy to nastąpi, gwarantuje, że wszystko zostanie wykonane na czas. Prosząc o raporty, pamiętaj, aby dodać kilka zastrzeżeń, na przykład: „Upewnij się, że wydatki są dokładne, a jeśli masz wątpliwości, możesz mnie zapytać, a ja to wyjaśnię. Zależy mi na dokładności raportów ”.
Przydzielając zadania, upewnij się, że wyjaśniłeś również „dlaczego” – na przykład dlaczego potrzebujesz ich do wykonania danego zadania przed określoną datą? Na przykład: „Potrzebuję miesięcznego podsumowania jutro do 17:00, ponieważ następnego dnia muszę być przygotowany na spotkanie z klientem X i potrzebuję informacji, więc jest to dość istotne”. Łatwo jest przyjąć za pewnik, że ludzie wiedzą, czego oczekujemy, ale jeśli dopiero co kogoś spotkałeś, oczekiwanie tego od nich jest nie fair. Postaraj się ubrać swoje myśli w słowa i jasno powiedz im, czego potrzebujesz – zaoszczędzi to Tobie i im wielu stresów i kłopotów w przyszłości.

3. Wybierz odpowiedni poziom nadzoru

Większość ludzi nie lubi pracować z mikro-menedżerem, ale czasami trzeba poświęcić pracownikom dodatkową uwagę. Weź pod uwagę umiejętności i wiedzę każdego członka zespołu i odpowiednio obsługuj role kierownicze. Kiedy dopiero zaczynają od złożonej pracy, mądrze jest obserwować ich postępy. Ale po kilku miesiącach prawdopodobnie nie będzie potrzeby większego wkładu z twojej strony, ponieważ zdobędą wiedzę i zaufanie do zadania.

4. Pamiętaj, aby często i skutecznie przekazywać informacje zwrotne.

Zwykle nie mamy szczęścia i znajdujemy kogoś, kto robi wszystko dobrze od samego początku, ale udzielanie pomocnych opinii może pomóc mu osiągnąć doskonałość. Od czasu do czasu mamy naprawdę szczęście i członek zespołu robi to doskonale od samego początku, ale nie zawsze tak jest. Daj im jasną informację zwrotną na temat tego, co zrobili dobrze – na przykład „Twoja dokładność jest niesamowita i prawie nigdy nie dostrzegam błędów w Twojej pracy. Kontynuuj” – a także daj im znać, co wymaga poprawy, np. „Naprawdę potrzebowałem tego miesięcznego podsumowania raport dla firmy X sporządzony do wczoraj. Spotkałem się z nimi dziś rano, ale nie mogłem przekazać im najnowszych informacji – to nie wygląda dla mnie dobrze. Czy możesz dać mi znać, jeśli nie możesz dotrzymać limitu czasu, który ci wyznaczyłem?”.
Niezależnie od tego, czy jest to wybitny pracownik, czy ktokolwiek inny, informacja zwrotna jest kluczem do poprawy wydajności. Dawanie konstruktywnej krytyki jest jednym z najlepszych sposobów, aby pomóc ludziom stać się lepszymi w tym, co robią. Regularne informacje zwrotne zapewnią wysoką produktywność we wszystkich dziedzinach. Zwiększ morale i motywację, przekazując wiele pozytywnych opinii. Jeśli przekazujesz tylko negatywne punkty, twoi ludzie nie będą czuli się wspierani ani doceniani, więc nie będą chętni do zwracania się do ciebie z problemami.
Rozpoczęcie delegowania jest łatwe — wystarczy wykonać następujące kroki. W miarę jak będziesz w tym coraz lepszy, nabierzesz pewności siebie w usuwaniu rzeczy z listy „Przestań robić”. Dzięki temu będzie więcej czasu na działania, które są albo korzystne dla Twojej firmy, albo przyjemniejsze dla Ciebie.